業務の棚卸し、90分会議で進む

用意するもの

• ホワイトボード ( なければ壁と模造紙 )
• 付箋 ( 3色 ) ひと袋
• 担当者3人
• 90分

これだけだ。 ツールも、 外部コンサルタントも、 議事録テンプレートも不要。

90分の進め方

0-15分 ・ 業務の書き出し

ひとり5分で、 自分が普段やっている業務を1枚1件で付箋に書く。 完全じゃなくていい。 思い出した順に並べる。

15-30分 ・ 共有と束ねる

順にホワイトボードに貼っていく。 似たもの ・ 関連するものを近くに置く。 「これは1つに見える」と思ったら束ねる。 ここでは整理しない。 まず全体を見る。

30-50分 ・3つの問いを書き加える

各業務に対して3色の付箋を貼る。

• 緑 ・ なぜやっているか
• 黄 ・ やめたら誰が困るか
• 赤 ・ いつ始まったか分かるか

「分からない」も立派な情報。 そのまま貼る。

50-70分 ・ パターンを見る

業務地図ができてくる。 ありそうなパターンは:

• 緑が書けない業務 ・ 続ける理由を誰も覚えていない
• 黄が空白の業務 ・ 困る人がいない可能性
• 赤が古い業務 ・ 環境が変わったかも

3つの色が揃わない業務は、 そもそも見直しのきっかけ。

70-90分 ・ 次の一手を決める

3つだけ選ぶ。

• 次の月までに やめてみる 業務
• 次の月までに 誰かに聞く 業務
• 次の月までに 記録する 業務

それ以上は決めない。 90分で3つで十分。

始めるためのコツ

• 部長 ・ 課長を呼ばない。 担当者3人だけで始める
• 会議室を予約せず、 デスク横の壁でやる
• 反対意見が出ないように設計する ( 「やめる」ではなく「試しに止めてみる」 )
• 議事録を残さない ・ 写真を撮るだけ

1回で終わらせない

90分で全部の業務は終わらない。 そして終わる必要もない。

3ヶ月で3回まわすと、 主な業務30件くらいは地図化される。 半年後には、 担当者の頭の中の「もやもや」が地図に乗っている状態になる。 ここからが、 デジタル化の出発点になる。

次の一歩

棚卸しの結果から「やめる」を1件選んで、 1ヶ月試す。 困った人がいなければ、 そのまま継続。 これが地域 DX の最も静かなスタート地点になる。